Vanuit de Klankbordgroep Markt en Assetmanagement (KGMAM) binnen de Taskforce Infra onderzoeken Rijkswaterstaat en marktpartijen daarom samen hoe processen, contracteisen en administratieve verplichtingen zo doelmatig mogelijk kunnen bijdragen aan de opgave buiten. Daar ligt namelijk de echte meerwaarde voor de maatschappij.
Die vraag is meer dan ooit actueel met de grote opgave en budgetten en capaciteit die onder druk staan. Goede afspraken blijven nodig, zeker bij publieke infrastructuur. Maar juist daarom is het belangrijk om kritisch te blijven kijken of alles wat in contracten en processen staat nog steeds op de meest doelmatige manier bijdraagt aan wat buiten nodig is.
“Een project moet geen contractfeestje worden”, zegt Maartje Smits, portfoliomanager PPO Midden-Nederland bij Rijkswaterstaat. Contracten zijn nodig voor duidelijkheid, beheersing en verantwoordelijkheid. Maar de kern moet volgens haar steeds zijn wat er buiten wordt gerealiseerd. “Je moet blijven kijken naar wat je wilt bereiken en wat er uiteindelijk wordt gemaakt. Niet alleen naar het papieren contract.”
Eerst snappen, dan schrappen
De KGMAM vat dat samen met snappen of schrappen. Eerst begrijpen waarom een processtap, eis of regel bestaat. Welk doel dient deze? Welk risico wordt ermee afgedekt? En is dit nog steeds de meest passende manier om dat te doen? Als een eis waarde toevoegt, blijft die staan. Als een eis vooral administratief is, dubbel werk is of niet meer goed aansluit op de praktijk kan aanpassen, vereenvoudigen of schrappen worden onderzocht.
Er is zeker laaghangend fruit, geeft Smits aan. In sommige contracten en processen zijn dubbelingen of onnodige vragen relatief snel te herkennen. Partijen kunnen daar goed samen naar kijken. Daarna wordt het interessanter en spannender. Bij meer fundamentele vragen raken eisen aan belangen, risico’s en verantwoordelijkheden. Dan helpt het niet om tegenover elkaar te gaan staan. “Het is belangrijk dat je elkaar weet te vinden”, zegt Smits. “Je moet samen kijken wat er bedoeld is, wat er staat en wat er buiten nodig is.”
Aandacht voor het areaal
Bart Welvaarts, directeur bij De Jong Zuurmond, herkent de urgentie vanuit de markt. Hij ziet dat professionals in onderhoudscontracten veel tijd besteden aan aantonen, vastleggen en afstemmen, terwijl hun vakkennis juist nodig is voor de inhoud. “Mensen willen met hun vak bezig zijn, niet met lijstjes invullen”, zegt hij. Dat raakt volgens hem niet alleen aan werkplezier, maar ook aan de manier waarop schaarse capaciteit wordt benut. Iedere specialist die minder tijd kwijt is aan randzaken, kan meer aandacht besteden aan uitvoering of verbetering van het areaal.
Tegelijkertijd waarschuwt Welvaarts voor een te simpele discussie over minder regels. Veel eisen zijn ooit met een goede reden ontstaan. Soms gaat het om wet- en regelgeving. Soms om veiligheid, kwaliteit of verantwoording. En soms om het voorkomen dat een eerdere fout opnieuw gebeurt. “We moeten niet doen alsof alles zomaar weg kan”, zegt hij. “Maar je moet wel eerlijk blijven kijken of een eis nog doet waarvoor die bedoeld is.”
Een concreet voorbeeld is de voortgangsrapportage in onderhoudscontracten. Opdrachtnemers moeten maandelijks aantonen wat er is gedaan en hoe dat voldoet aan de contracteisen. Zulke rapportages kunnen nuttig zijn voor sturing, verantwoording en risicobeheersing. Tegelijkertijd zijn ze in de loop der tijd steeds uitgebreider geworden en bijna een doel op zich geworden. Dan ontstaat de vraag welke informatie echt nodig is, welke informatie daadwerkelijk wordt gebruikt en welke onderdelen eenvoudiger kunnen. Dat het eenvoudiger moet, blijkt wel uit sterke stijging van de indirecte kosten ten opzichte van de directe kosten. Het adviestraject raakt ook aan vertrouwen. In complexe onderhoudscontracten willen partijen grip houden op risico’s, prestaties en verantwoordelijkheden. Dat is begrijpelijk. Tegelijkertijd vraagt elke extra borging ook extra inspanning van mensen aan beide kanten. Volgens Welvaarts wordt het traject pas echt waardevol als partijen ook de moeilijkere gesprekken durven voeren. “Als het niet schuurt, zijn we nog niet ver genoeg”, zegt hij.
Meer waarde buiten
De uitkomsten moeten helpen om nieuwe contracten slimmer in te richten en leerpunten uit lopende projecten mee te nemen. Niet met één standaardoplossing, maar door bewuster te kiezen wat per contract en per opgave nodig is. In sommige gevallen blijft een uitgebreide eisenset logisch. In andere gevallen kan het eenvoudiger, korter of praktischer. Het gezamenlijke gesprek is volgens Smits belangrijk. Rijkswaterstaat en marktpartijen hoeven niet overal hetzelfde belang te hebben, zolang het doel maar helder blijft: de beschikbare tijd, kennis en euro’s zo goed mogelijk laten bijdragen aan maatschappelijke waarde buiten.
Zo wordt snappen of schrappen geen zoektocht naar minder regels om het minder regels, maar naar meer doelmatigheid. De vraag is steeds: helpt dit om buiten beter werk te leveren? Als het antwoord ja is, moet je het vooral behouden. Als het antwoord niet duidelijk genoeg is, verdient het een gesprek. Want uiteindelijk telt niet hoeveel papier er wordt geproduceerd, maar hoeveel maatschappelijke waarde Rijkswaterstaat en marktpartijen samen buiten realiseren.
Taskforce Infra
De Taskforce Infra (TFI) is het samenwerkingsplatform waar Rijkswaterstaat, Bouwend Nederland, Techniek Nederland, NLingenieurs, MKB Infra, Cumela en de Vereniging van Waterbouwers in een open dialoog samenwerken aan concrete en doelgerichte oplossingen die bijdragen aan het verhogen van de productiviteit voor de instandhoudingsopgave. De TFI bestaat uit themagroepen en het Platform VenR waarin inzichten, informatie en kennis op een open en transparante manier worden gedeeld. Het is daarmee een voorbeeld voor de nieuwe manier van samenwerken die nodig is om de grote opgave waar de infrasector voor staat aan te kunnen. Meer weten over de Taskforce Infra? Ga dan naar www.taskforceinfra.nl.