Tegelijkertijd helpt dit Rijkswaterstaat aan inschrijvingen die beter aansluiten op de ambitie van de uitvraag. Binnen de Taskforce Infra onderzoeken Rijkswaterstaat en marktpartijen in de Klankbordgroep Markt en Assetmanagement (KGMAM) daarom of dialooggesprekken tijdens de aanbesteding kunnen helpen om uitvraag en inschrijving beter met elkaar in lijn te brengen.
De aanleiding voor het onderzoek komt voort uit het streven naar onderhoudscontracten waarin assetmanagement centraler staat, de kwaliteit van onderhoud beter wordt beheerst en de samenwerking in de keten verder wordt versterkt. In de praktijk vraagt dat om de juiste vertaling van landelijke SIO-aanpak (Samenwerken in Onderhoud) naar concrete projecten. Juist daar zit de uitdaging: de invoering van deze aanpak verschilt per regio en per project kunnen projectspecifieke accenten worden gelegd. Voor marktpartijen is het daarom belangrijk om tijdens het aanbestedingsproces te toetsen waar de uitvraag aansluit op de landelijke uitgangspunten, waar daarvan wordt gedifferentieerd en wat dat betekent voor hun inschrijving.
Klantvraag begrijpen
In het dialooggesprek stellen marktpartijen verduidelijkende vragen over de uitvraag, scope, projectspecifieke aandachtspunten en de manier waarop Rijkswaterstaat naar kwaliteit en risico’s kijkt. Een dialoog helpt om de klantvraag beter te begrijpen. “Het dialooggesprek snijdt aan twee kanten”, zegt Stijn Theunisse, senior inkoopadviseur bij Rijkswaterstaat. “De markt kan toetsen of zij de uitvraag goed begrijpt. En Rijkswaterstaat vergroot de kans op inschrijvingen die beter aansluiten op de vraag.”
Tot nu toe is in de ‘concurrentiegerichte dialoog light’ meestal ruimte voor n één-op-één gesprek tussen Rijkswaterstaat en een marktpartij die mogelijk wil inschrijven. Deze light-versie is een versimpelde versie van de concurrentiegerichte dialoog waarin ruimte was voor één gesprek. Dat is waardevol, maar één contactmoment is niet altijd voldoende. Zeker bij nieuwe onderhoudscontracten is het eerste gesprek vooral nodig om de uitvraag, projectcontext en accenten vanuit Rijkswaterstaat goed te doorgronden. Dan blijft minder ruimte over om later te toetsen of de interpretatie daarvan klopt.
Houvast bieden
Rijkswaterstaat en markt hebben daarom besloten tot twee dialooggesprekken. Daarbij is de inzet niet one-size-fits-all. Bij een aantal basisonderhoudscontracten of raamovereenkomsten kan een tweede dialoogmoment waardevol zijn, terwijl bij andere projecten één gesprek genoeg is. Dit hangt in grote mate af van de complexiteit van de opdracht. Het doel is houvast te bieden voor een passende inrichting per aanbesteding. Volgens Maarten Inpijn, directeur Van Oord Asset Management, zit de meerwaarde vooral in het voorkomen van misverstanden. “Als marktpartij wil je niet pas na inschrijving ontdekken dat je de vraag anders hebt geïnterpreteerd dan bedoeld was. Ook kun je er niet automatisch van uitgaan dat wat in de Klankbordgroep centraal is afgesproken, in de betreffende regio al op dezelfde manier wordt omarmd. In dialooggesprekken kun je een beter beeld vormen van de uitvraag.”
Tegelijkertijd ziet Inpijn dat de ruimte voor dialoog niet onbeperkt is. Rijkswaterstaat moet zorgvuldig omgaan met informatie, gelijke behandeling en aanbestedingsrecht. “Daarom is het belangrijk om de dialoog goed te organiseren. Dan kun je binnen de spelregels toch het gesprek voeren dat nodig is om de inhoud scherp te krijgen.” Daarmee raakt de adviesvraag aan een belangrijk evenwicht. Twee dialooggesprekken kunnen de kwaliteit van inschrijvingen verbeteren, zolang duidelijk is wat in de dialoog wel en niet kan.
Samen aan tafel
Om de adviesvraag verder te verkennen, organiseerde de KGMAM een workshop met vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat en de markt. In twee gemengde groepen bespraken zij waar in de aanbestedingsprocedure dialooggesprekken het beste passen en welke randvoorwaarden belangrijk zijn. Zij gingen in gesprek over aspecten zoals de samenstelling, vorm, duur, voorzitterschap en agenda. Daaruit bleek dat het niet alleen om het aantal gesprekken gaat. Minstens zo belangrijk is wie er aan tafel zitten. Niet alleen inkoop of contractmanagement, maar ook betrokkenen uit de regio, beoordelaars en inhoudelijke deskundigen die de objecten, assets en onderhoudsopgave kennen. Zij kunnen projectspecifieke vragen helpen duiden, zonder dat de dialoog verandert in meedenken over een inschrijving.
Inpijn benadrukt dat de dialoog vooral over de inhoud moet gaan. “Samenwerken is al uitgebreid genoeg besproken en beschreven. In deze gesprekken moet het gaan over de concrete opgave: het areaal, de objecten, de risico’s, de techniek en de onderhoudsbehoefte. Daar ontstaat de informatie die nodig is om tot een goede inschrijving te komen.”
Een eerste dialooggesprek kan helpen om de uitvraag, context en aandachtspunten beter te begrijpen. Een tweede gesprek biedt ruimte om te toetsen of de interpretatie daarvan klopt en of de gekozen richting past binnen de kaders van de aanbesteding.
De volgende stap is om de dialooggesprekken onderdeel te maken van toekomstige aanbestedingen voor basisonderhoudscontracten en raamovereenkomsten. Dat vraagt om praktische keuzes over het moment van de gesprekken, de manier waarop informatie wordt gedeeld en vastgelegd en de randvoorwaarden waarmee alle partijen vanuit dezelfde basis kunnen werken.
Areaal centraal
Daarbij staat het areaal centraal. In de dialoog moet de opgave concreet worden aan de hand van de objecten, de risico’s, de techniek en de onderhoudsbehoefte. Met die inrichting kan een tweede dialooggesprek helpen om de inhoud van onderhoudsprojecten eerder scherp te krijgen en uitvraag en inschrijving beter op elkaar aan te laten sluiten.
Taskforce Infra
De Taskforce Infra (TFI) is het samenwerkingsplatform waar Rijkswaterstaat, Bouwend Nederland, Techniek Nederland, NLingenieurs, MKB Infra, Cumela en de Vereniging van Waterbouwers in een open dialoog samenwerken aan concrete en doelgerichte oplossingen die bijdragen aan het verhogen van de productiviteit voor de instandhoudingsopgave. De TFI bestaat uit themagroepen en het Platform VenR waarin inzichten, informatie en kennis op een open en transparante manier worden gedeeld. Het is daarmee een voorbeeld voor de nieuwe manier van samenwerken die nodig is om de grote opgave waar de infrasector voor staat aan te kunnen. Meer weten over de Taskforce Infra? Ga dan naar www.taskforceinfra.nl.