Vanuit de Klankbordgroep Markt en Assetmanagement (KGMAM) binnen de Taskforce Infra onderzoeken Rijkswaterstaat en marktpartijen welke samenwerkingsmodellen het beste passen bij BOC’s en raamovereenkomsten.
Bij veel projecten werken opdrachtgever en opdrachtnemer allebei met een eigen integraal projectmanagement team (IPM-team), dat volledig gespiegeld is. Dat model biedt structuur en helpt om projecten integraal te sturen. Tegelijkertijd roept de praktijk van langjarig onderhoud een nieuwe vraag op: is twee keer een volledig team altijd nodig? “Het IPM-model werkt goed”, zegt Roel Lammers, directeur Heijmans Infra Asset Management. “Maar BOC’s en raamovereenkomsten zijn andere contractvormen dan klassieke projecten. Dan moet je ook durven kijken of de manier waarop je samenwerkt nog logisch is.”
Een gedeeld beeld creëren
De spanning zit niet in het model zelf, maar in de toepassing ervan. Volledig gespiegeld werken kan ook leiden tot dubbel werk. Teams bereiden onderwerpen aan beide kanten voor, stemmen veel af en voeren discussies sneller per discipline. Hierbij schakelt bijvoorbeeld de contractmanager van de opdrachtgever met de contractmanager van de opdrachtnemer, en de technisch manager met de technisch manager. Terwijl onderhoud juist vraagt om korte lijnen en een integraal beeld van wat het areaal nodig heeft.
“Als je alles aan beide kanten organiseert, loop je het risico dat mensen vooral met elkaar afstemmen in plaats van samen aan de inhoud werken”, zegt Lammers. “Een belangrijke vraag is dan: helpt deze inrichting de samenwerking?” Bij onderhoud speelt die vraag extra sterk. Anders dan bij kortlopende projecten draait onderhoud om een langjarig en procesmatig samenspel. Het gaat niet om één project met een duidelijk begin en einde, maar om continu beheer, nieuwe inzichten en veranderende omstandigheden. Teams moeten steeds opnieuw kijken welke risico’s spelen en welke aanpak past.
Een continu gesprek voeren
Huub de Lange, strategisch adviseur marktrelaties bij Rijkswaterstaat, ziet daarin een bredere ontwikkeling. “Onderhoud vraagt een continu gesprek. Je moet steeds opnieuw een foto van het areaal kunnen maken en samen bepalen wat nu en morgen nodig is. Dan helpt het als de juiste mensen direct met elkaar aan tafel zitten.” Daarbij speelt de assetmanager een belangrijke rol. Die kent de beheeropgave en weet wat er in het areaal speelt. Door de assetmanager directer te betrekken, wordt de keten tussen beheerder en opdrachtnemer korter. Kennis komt sneller op tafel en besluiten sluiten beter aan op de praktijk buiten.
De vraag naar andere samenwerkingsmodellen gaat niet alleen over efficiëntie. Natuurlijk speelt de krappe arbeidsmarkt mee. Rijkswaterstaat en marktpartijen moeten zorgvuldig omgaan met schaarse capaciteit. Maar de kern is breder: hoe benut je de mensen die er zijn zo goed mogelijk? Als professionals minder tijd kwijt zijn aan dubbel werk, procesdiscussies of onnodig overleg, ontstaat meer ruimte voor techniek, uitvoering en vakmanschap.
Vakmanschap inzetten
“De mensen die aan deze contracten werken, willen goed werk maken”, zegt De Lange. “Het motiveert als ze dichter op de inhoud zitten, sneller kunnen schakelen en hun vakmanschap echt kunnen inzetten. Dan wordt het werk niet alleen effectiever, maar ook leuker.”
Een belangrijk onderdeel van deze aanpak is het leren van ervaringen die al in de praktijk worden opgedaan. In lopende trajecten, onder meer in Oost-Nederland, werken partijen met een enkelvoudig IPM-team. Opdrachtgever en opdrachtnemer verdelen daarbij samen de rollen. Die ervaringen zijn geen blauwdruk, maar leveren wel waardevolle input om te bepalen welke samenwerkingsmodellen ook in andere onderhoudscontracten kunnen werken.
Dat betekent niet dat er een nieuw standaardmodel moet komen. Bij sommige onderhoudssoorten of risicovollere situaties blijft volledige spiegeling logisch. In andere gevallen kan het beter werken om klassiek te starten en de samenwerking gaandeweg te optimaliseren. Ook een enkelvoudig team kan passen, als alle belangen, verantwoordelijkheden en perspectieven goed aan tafel komen. “Het spannende is dat je verder moet kijken dan de verdeling van rollen”, zegt De Lange. “Het gaat ook om vertrouwen, taakvolwassenheid en de belangen die je met elkaar moet borgen.”
De expertgroep, met vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat en marktpartijen, werkt de adviesvraag momenteel verder uit. De beoogde opbrengst is concreet: afwegingsprincipes die helpen bepalen wanneer volledige IPM-spiegeling passend is en wanneer een andere inrichting logischer is. Daarbij wordt gekeken naar criteria zoals complexiteit, risico, omvang, looptijd en type onderhoud. Ook moet duidelijk worden of volledig spiegelen nog passend is als standaardaanpak voor langjarige onderhoudscontracten.
Samenwerking ondersteunen
De opbrengst moet vooral bruikbaar zijn in de praktijk. Daarom werkt de KGMAM toe naar een keuzemenu van samenwerkings- en organisatiemodellen, met per model een helder beeld van het toepassingsgebied, de voor- en nadelen en de gevolgen voor rollen, verantwoordelijkheden en contractafspraken. Daarbij staan ook de lessen uit lopende contracten centraal: wat werkt al, waar schuurt het nog en welke ervaringen kunnen Rijkswaterstaat en marktpartijen meenemen naar volgende BOC’s, raamovereenkomsten of pilots? “Uiteindelijk gaat het erom dat het model of contract de samenwerking helpt”, zegt Lammers. “Als je met minder bureaucratie dichter bij de onderhoudsopgave komt, wordt het werk buiten beter en leuker.”
Taskforce Infra
De Taskforce Infra (TFI) is het samenwerkingsplatform waar Rijkswaterstaat, Bouwend Nederland, Techniek Nederland, NLingenieurs, MKB Infra, Cumela en de Vereniging van Waterbouwers in een open dialoog samen werken aan concrete en doelgerichte oplossingen die bijdragen aan het verhogen van de productiviteit voor de instandhoudingsopgave. De TFI bestaat uit themagroepen en het Platform VenR waarin inzichten, informatie en kennis op een open en transparante manier worden gedeeld. Het is daarmee een voorbeeld voor de nieuwe manier van samenwerken die nodig is om de grote opgave waar de infrasector voor staat aan te kunnen. Meer weten over de Taskforce Infra? Ga dan naar www.taskforceinfra.nl.